يحتاج تنظيم ملتقى عالمي يحضره ما يقارب المليون شخص إلى عدد كبير من الناس. وقد تم تخصيص مكتب خاص تحت اسم "مكتب المتقى العالمي للشبيبة" لإنجاح هذا الملتقى. ومنذ البداية سعى القائمون عليه إلى إلى جذب أكبر عدد ممكن من المتطوعين الشباب للمشاركة في التحضيرات. يقول كريستوف فيلد المسئول عن العمل التطوعي من أجل اليوم العالمي للشبيبة:"إن الملتقى يجمع شباباً من 180 دولة، يهمنا ألا يكون كل العاملين على تحضيره من المتخصصين أو كبار السن وعليه نريد مشاركة قوية من الشباب. ولذلك دعوناهم من كل أنحاء العالم إلى المشاركة في فعالياته بما يملكون من خبرات."

التحضير للملتقى

في مكتب تنظيم فعاليات الملتقى العالمي للشبيبة يجري العمل في هذه الأيام على قدم وساق. فمنذ أكثر من عام تفرغ مئتان وثلاثون شخصاً معظمهم يقوم بعمل تطوعي للمشاركة في التنظيم. ويأتي على رأس المهام المطلوبة منهم توفير التجهيزات اللازمة للفعاليات وأماكن الإقامة للزوار والاتفاق مع الشركات المتخصصة بإعداد الأطعمة إضافة إلى إيجاد الجهات التي تدعم عملية التمويل وتوفير المعلومات اللازمة للصحفيين.

مواكبة الفعاليات بشكل مباشر

وإذا كانت التحضيرات طويلة المدى أمراً هاما فإن تنظيم لقاء نحو ثمانمائة ألف شخص في فعالية واحدة يتطلب جهداً خاصاً. وهنا يأتي دور المتطوعين الذين يواكبون الفعاليات بشكل مباشر خلال أيام الملتقى. وقد وصل عدد هؤلاء إلى أكثر من خمسة وعشرين ألفاً حضروا من كل أنحاء العالم. ولعل الأمر الهام هنا أنهم لا ينتمون جميعهم إلى الكنيسة الكاثوليكية وإنما إلى كنائس وأديان أخرى كالكنيسة الإنجيلية والكنيسة الأرثوذكسية والدين الإسلامي إضافة إلى أناس ليس لهم ديانة. وسيكون لهم أدوار مختلفة بينها توزيع الوجبات وحقائب الحج والإجابة على الاستفسارات والأجوبة إضافة إلى مساعدة المعاقين. وستقام لهم بهذا الخصوص دورة تدريبية خلال يومي 13 و 14 أغسطس/ آب الجاري.