"In der Produktion haben wir genug zu tun", betont Inna Hilgenberg, während schwarz-rote Shampoo-Flaschen in der Abfüllanlage beim mittelständischen Kosmetik- und Pharmaunternehmen Dr. Wolff vom Band laufen. "Eine Arbeitsanweisung zusätzlich zu diesen Aufgaben aus dem Ärmel zu schütteln, ist gar nicht so leicht", ergänzt sie.

So hat sie "WolffGPT" zu schätzen gelernt, das firmeneigene KI-Tool, mit dem sie praktisch jeden Tag arbeitet. Als stellvertretende Abteilungsleiterin Konfektionierung organisiert Hilgenberg den Personaleinsatz in der Abfüllung und Verpackung, achtet auf die Einhaltung von Hygiene und Sicherheit. Mit WolffGPT schreibt sie Arbeitsanweisungen, gestaltet Präsentationen, bearbeitet Word-Dateien und Excel-Tabellen. "Ich sehe nur Vorteile bei der KI", sagt sie.

Einige Mitarbeiter von Dr. Wolff nutzten ChatGPT schon früh in der Freizeit und hätten das gerne auch im Beruf getan. Doch das Bielefelder Unternehmen wollte dem Sprachmodell (LLM - Large Language Model) des US-Konzerns OpenAI keine Unternehmensdaten anvertrauen.

Daher hat Dr. Wolff die Plattform WolffGPT-Studio auf Basis großer Sprachmodelle entwickeln lassen und eigenständig die Anbindung an ausgewählte Systeme und Unternehmensdaten konfiguriert. So sind sensible Informationen geschützt und bleiben im Unternehmen.

KI bei großen Unternehmen weiter verbreitet

In Deutschland setzen große Unternehmen mit einer größeren Wahrscheinlichkeit KI ein. Laut der Trendstudie Zukunftstechnologien des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) ist bei produzierenden Unternehmen generative KI für Texte, Bilder und Code am weitesten verbreitet. Mehr als 40 Prozent der befragten Unternehmen setzen schon KI ein, 37 Prozent wollen sie künftig einsetzen.

Im Mittelstand zwinge der zunehmende Wettbewerbsdruck viele produzierende Unternehmen, sich intensiver mit KI auseinanderzusetzen, um produktiver und effizienter zu werden. Das hat das Institut für Mittelstandsforschung (IfM) herausgefunden. Gebremst würde der Einsatz von KI derzeit noch durch Vorbehalte in der Belegschaft.

Viele Mitarbeitende bei Dr. Wolff haben Interesse an KI

Inna Hilgenberg ist eine sogenannte KI-Pionierin bei Dr. Wolff. Dafür nahm sie an einer Online-Schulung in der KI-Akademie des Familienunternehmens teil. Nun unterstützt sie auch andere in ihrem Team, die mit KI arbeiten wollen. Unter den rund 930 Beschäftigten weltweit gibt es rund 110 KI-Pioniere in allen Niederlassungen und Arbeitsbereichen. "Das sind ganz normale Kollegen, die nicht unbedingt einen technischen Hintergrund haben müssen", betont Zhuo Li, der KI-Verantwortliche bei Dr. Wolff.

Diese KI-Pioniere lernen in rund zehn Stunden durch kurze Videos und kleine Aufgaben unter anderem, wie man gute Prompts formuliert und was mit den Daten passiert. In einem Teil ihrer Arbeitszeit identifizieren sie nun mögliche KI-Anwendungsfälle in ihrem Berufsalltag und entwickeln und erproben Prototypen dafür.

Und sie beantworten Fragen von anderen Mitarbeitenden. "Wir konnten in jedem Team Menschen finden, die gute Ideen, ein hohes Interesse an dem Thema und Lust haben, die Kenntnisse weiterzugeben", so Li. "Wir ermuntern jeden auszuprobieren, was KI als Werkzeug bringen kann."

KI soll Fachkräftemangel mildern

Mit KI wollen mittelständische Unternehmen den Fachkräftemangel mindern und Nachwuchskräfte anlocken. Meist würden einzelne Tätigkeiten von der KI übernommen und so Mitarbeitende entlastet, ohne dass Fachkräfte abgebaut würden, heißt  es in der Studie des IfM. Von den untersuchten Unternehmen benutze bereits jedes vierte KI. So grundiert im Malerbetrieb etwa ein Malerroboter große Flächen und im Kühl- und Klimatechnikbetrieb planen digitale Assistenzsysteme Fahrtrouten.

Europaweit wendet nach Angaben der OECD erst jedes 17. kleine und mittlere Unternehmen KI an. Die internationale Organisation mit ihren 38 Mitgliedsstaaten bemängelte 2024 in einem Bericht, dass "schleppende Digitalisierung, unzureichende Konnektivität und ein geringes Verständnis für die möglichen Vorteile von KI" eine größere Verbreitung in Unternehmen behindern würden.

Vermutlich gebe es eine hohe Dunkelziffer bei der KI-Nutzung, glauben die Forscher beim IfM: Nicht jeder informiert seine Firma, wenn er sich vom Chatbot helfen lässt.

Selbstgebaute KI-Agenten entlasten die Teams

In der Akademie bei Dr. Wolff lernen Mitarbeitende auch, auf der WolffGPT-Plattform eigene Agenten zu erstellen, die spezifische Aufgaben erledigen, etwa das Beantworten gängiger Fragen beim IT-Support, das Standardisieren internationaler Abrechnungen in der Finanzabteilung oder das Formulieren von Social Media-Posts beim Marketing.

"In fast allen Funktionen haben wir schon selbstgebaute Agenten im Einsatz", erzählt der KI-Leiter. "Einige sind nur für zwei Leute relevant, andere werden mit mehreren Abteilungen geteilt. Sie erleichtern die Arbeit sehr", bestätigt Karoline Bauch, Expertin für KI-Kommunikation in der Personalabteilung von Dr. Wolff, die sich selbst schon manchen Agenten gebastelt hat.

"Die Akzeptanz ist definitiv sehr hoch. Als WolffGPT-Studio einmal für mehrere Stunden ausfiel, merkten wir, wie intensiv wir schon damit arbeiten", erzählt Bauch.

Einschließlich der Pioniere haben nach Firmenangaben knapp 90 Prozent aller Mitarbeitenden mit einem festen Computerarbeitsplatz seit Herbst die KI-Module absolviert. "Das passiert bewusst während der Arbeitszeit. Deswegen haben wir die Lerneinheiten kurz gehalten und jeder kann sie in seinem eigenen Tempo abschließen", so Bauch.

KI für jeden Mitarbeitenden

Bisher entlastet die KI vor allem bei Verwaltungs- und Kreativaufgaben, Anwendungen für die Produktion sind aktuell in der Entwicklung. Die virtuelle Weiterbildung steht aber der ganzen Belegschaft offen, denn das Grundwissen kann jeder gebrauchen - und sei es nur privat.

So können auch Beschäftigte aus dem Werk oder dem Lager in der Akademie lernen. Dafür müssen sie sich allerdings nach der Schicht an einem Computerarbeitsplatz anmelden, was eine höhere Hürde darstellt.

Der Anspruch, dass jeder KI verstehen und einsetzen soll, hat auch mit dem Selbstverständnis von Dr. Wolff als "Asterix unter den Römern" zu tun: ein relativ kleines Familienunternehmen, das sich gegen mächtige Konzernkonkurrenz aus Europa, Asien und den USA behauptet.